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IT칼럼

[PM5 News] 노션 도입 4개월, 조금은 익숙해진듯하지만 익숙하지 않은
2020-12-02 오전 11:33:00

피엠파이브는 언제나 그랬지만 최근 들어 기록과 보관의 중요성을 더욱 강조하고 있습니다. 고객의 요구 사항을 놓치거나 전달받은 의미가 어느 순간 변질되는 상황을 예방하기 위해, 때로는 잘못된 문제의 해결책을 찾기 위한 방법으로 가장 먼저 하는 일이 `기록`을 되짚는 일이기 때문이죠.

최근 들어 직원 수도, 진행하는 프로젝트 수도 많아지면서 기록물과 문서는 쌓여가는데 기존에 사용하던 협업 툴인 `팀업`으로는 방대한 량의 문서를 효율적으로 보관하기에는 많은 한계가 있다는 것을 느끼고 있었습니다. 그러던 중 노션 경험자인 개발팀 P대리의 제안으로 피엠파이브 직원들은 모두 노셔너가 되었습니다.

노셔너 4개월 차, 비 개발자의 입장에서 사실 아직 어려운 부분이 있습니다. 하지만 한 가지 확실한 점은 다른 팀원들의 업무 진행 상황을 공유할 수 있으며 문서의 버전 관리나 이슈사항 등의 정보처리가 수월해졌다는 점인데요. 모든 직원이 노션의 트리구조 문서 정리 방식에 적응하기까지 많은 시행착오를 겪긴 했습니다.

노션 도입 첫 달, 노션을 이리저리 헤집고 다니며 어느 정도 적응했다고 생각했을 때 두 번째 버전의 노션을 접하게 되었습니다. 첫 번째 버전의 노션에서 지금 당장 필요 없는 정보들이 너무 노출되어 있었고, 사용하다 보니 어느 순간부터 협업이 아닌 오로지 `기록`을 목적으로 노션을 사용하고 있었기에 과감한 업그레이드를 시도한 것이죠.

"노션, 이렇게 쓰고 있었습니다."



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시행착오를 겪은 첫 번째 버전의 노션입니다. 가장 먼저 보이는 화면은 프로젝트 목록이었습니다. 프로젝트가 신규 제작인지, 유지 보수인지, 상시 업무인지에 따라서 유형 태그를 달고 프로젝트 상세 페이지에 들어가 업무를 생성하고 개인할일 리스트를 기록했습니다.

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프로젝트 안에 생성되는 업무 리스트는 업무 상태와 담당자, 중요도, 진행도, 회의록, 이슈, 담당자 할 일로 구성됩니다. 여기서 작성되는 담당자 할 일은 업무 일지와 연계되어 매일 진행한 업무내용을 할 일에서 검색해서 기록했죠. 그러다 보니 어느 순간 `담당자 할 일`은 업무일지를 쓰기 위해 작성하는 나만의 기록 목적의 섹션이 되어버렸습니다. 애초에는 한 업무에 대한 각 담당자의 업무 진행 상황과 이슈 공유를 위한 섹션이었죠. 또한, 업무일지를 작성할 때 전 직원이 작성한 수많은 할 일 목록에서 내가 작성한 할 일을 끌어오는 것이 쉽지만은 않았습니다. 검색을 위해서는 내가 할 일 목록에 어떻게 작성했었는지 기억해야 했기 때문이죠. 그리고! 업무마다 있는 이슈 섹션과 회의록 섹션은 사실 너무 세부적으로 쪼개놓은 느낌이라 작성 후 다시 열어 볼 엄두가 나지 않았습니다. 프로젝트를 딱 열었을 때 해당 프로젝트에 대한 이슈와 회의록이 한꺼번에 보이면 오히려 업무 파악이 쉬울 것이라 느꼈죠.
이러한 고충을 모아 P대리는 다시 한번 대대적인 노션 업그레이드에 착수했습니다. (P대리의 노고에 박수를...) 자, 그렇게 탄생한 피엠파이브 맞춤형 노션 ver. 은 이러합니다.

지금, 여전히 적응중인 노션 (업그레이드 ver.)

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노션을 도입한지 4개월이 지났지만 아직 적응 중인 이유입니다. 새롭게 바뀐 노션을 사용한 지 한 달이 채 되지 않았기 때문이죠. 하지만 이번에는 첫 번째 적응기보다 훨씬 수월하게 적응기를 지날 듯합니다.

피엠파이브 워크스페이스의 첫 화면은 이슈사항이 맞이합니다. 지금 당장 해결해야 할 이슈 혹은 잊어서는 안 될 단일 업무를 기록합니다. 이슈 내용에 따라 공지/긴급/중요 구분을 줄 수 있습니다. 이전 버전에서 `프로젝트`단위였던 것이 이번에는 `브랜드`가 되었습니다. 프로젝트 단위를 조금 더 세부적으로 나누는 대신 프로젝트 내 업무 단위에 포함되는 내용을 간략하게 만들어버렸죠.


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이슈사항 하단에는 자리비움 일정과 프로젝트 전체 진행 일정을 캘린더로 표시됩니다. 연차/출장 일정이 바로 공유되니 이제 누가 자리에 없을 때 물어볼 필요가 없어졌습니다. 워크스페이스 메인 페이지가 이렇게 변하니 기존에 프로젝트만 쭉 나열되어 있던 화면에 비해 훨씬 제 역할을 하는 메인화면이 되었습니다. 업무 진행 상황을 러프하게나마 한눈에 파악할 수 있게 되었죠.


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대망의 프로젝트 페이지입니다. 기존의 프로젝트가 브랜드로 변경되었고, 프로젝트 단위는 신규 런칭, 유지 보수 등 기존의 프로젝트 구분 단위로 나누어집니다. 프로젝트 달성도는 프로젝트 내부에 기록되는 업무 진행 상황에 따라서 자동으로 책정되고, 프로젝트가 종료되면 `종료`에 체크해서 더 이상 리스트에 노출되지 않도록 필터링을 할 수 있죠. 마감된 프로젝트를 보지 않아도 되는 이 편안함. (๑°꒵°๑)


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프로젝트 상세 페이지는 업무와 회의록으로 구성되어 있습니다. 업무 리스트에 작성하면 일정을 한눈에 확인할 수 있는 타임테이블에 자동으로 기록됩니다. 기존에는 이 업무에서 다시 상세 페이지로 이동해서 회의록과 할 일 리스트를 생성했습니다. 이제는 간단 명료하게 프로젝트에서 각 담당자가 진행 중인 업무를 확인할 수 있고 프로젝트에서 진행된 모든 회의록을 이 페이지에 기록할 수 있죠. 각 업무에 생성되는 문서는 업무에 귀속되도록 하기 위해, 업무 안에는 문서 DB를 저장할 수 있습니다.

아! 기존할 일에서 끌어다 쓰던 업무일지는 검색해서 태그하지 않고 직접 작성하도록 변경되었습니다.

결론적으로, 확실히 시행책오를 겪어야지만 더 나은 결과를 얻을 수 있다는 것을 다시금 깨닫게 되었죠. 다시 한번 P대리의 노고에 박수를 보냅니다. 👏👏👏

두 번의 노션 업그레이드를 지켜보.. 아니, 겪어보며, 노션의 무궁무진한 커스터마이징의 잠재력에 ` 아, 이래서 노션노션 하는구나,` 느끼게 되었죠. 이번 포스팅을 위해 노션에 대해 이런저런 글들을 찾아보며 참 많은 사례를 접했습니다. 심지어, 홈페이지로 사용하는 사례도 있더군요. 노션의 다양한 활용 사례는 노셔너들이 모인 커뮤니티에서 쉽게 찾아볼 수 있습니다.


노션 사용자 커뮤니티

노션의 또 다른 매력 포인트는 바로 캐릭터가 아닐까 합니다. 노션 홈페이지 메인화면에서 볼 수 있는 캐릭터는 노션의 창립멤버를 캐릭터화 한 것이라고 하는데요. 처음 노션을 접했을 때, 복잡해 보이는 첫인상에 한 번 놀라고 홈페이지에서 접한 귀여운 캐릭터에 의해 또 한 번 놀랐습니다. 반전의 충격? 비슷한.. 뭐 그런 것 같네요. ㅎㅎ

노션의 트리구조가 처음 접한 비 개발자에게는 충분히 어려울 수 있습니다. 저도 마찬가지였고요. 하지만 사용하면 할수록 간단하고 직관적인 프로그램으로 느껴집니다. 업무의 시작과 끝을 노션과 함께 하니 업무의 생산성이 높아지는 듯한 느낌이 드네요. (단순히 느낌만은 아니길...)





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